SharePoint Teamsites vs. Office Groups

12. September 2016
Immer wieder tauchten in der Vergangenheit Artikel und Einschätzungen zur Anwendung und Unterscheidbarkeit von SharePoint Teamsites und über Outlook erzeugte Groups auf. Für interessierte Anwender war hier schon früh klar, dass beide im Hintergrund technisch auf der gleichen SharePoint Plattform basieren, dies nur bei den Groups für den User nicht so offensichtlich war.
 
Nachdem rund einen Monat zuvor ein Update der Listendarstellung und Interaktionen in TeamSites veröffentlicht wurde hat Microsoft nur mit der Ankündigung vom 31.08.2016 ganz offiziell klargemacht, dass auch Groups jetzt vordergründiger Funktionen und Inhaltsbereiche der modernisierten SharePoint TeamSite integrieren, die automatisch zu jeder Group erzeugt wird. Dazu sollen TeamSites und Groups noch einige Updates bekommen sollen. Aktuell werden diese Updates bereits „First Release“ Kunden ausgerollt und sollen zuerst in den existierenden Outlook Groups zu sehen sein.
 
Ein kurzer Blick auf die Neuigkeiten:
 

TeamSite Publishing Pages 

TeamSite Landingpage und Group Landingpage verschmelzen zu einer Einheit (Publishing Page) mit leicht administrierbaren Quicklinks, einem Activity-Stream (im Delve Look) und der Subnavigation der zugrundeliegenden SharePoint TeamSite. Gefüllt werden können diese mit vorgefertigten neuen Webparts, die wiederum Inhalte anzeigen und aggregieren können.
 
Fazit: Es wird also in Zukunft einfacher und deutlich ansehnlicher, Inhalte außerhalb von Listen und hakeligen Wiki-Pages mit Webparts zusammenzustellen und zu veröffentlichen. Das könnte die Möglichkeiten auf für Landingpages von TeamSites erweitern, die bisher ohne zusätzliche Anpassungen nicht sehr gut aussehen konnten.
 
Die noch offenen Fragen aus Sicht des Admins sind hier:
  • Wie gut spielen die neuen Publishing-Pages mit der SharePoint Site-Template Funktion zusammen?
  • Kann man auch für Gruppen die Landingpage entsprechend eines Templates vorgeben, um evtl. unternehmensspezifische Informationen und Inhalte dort anzuzeigen?

TeamSite Features in einer Gruppe

Nicht mehr nur hintergründig und eingeschränkt, sondern in vollem Umfang können jetzt in einer Gruppe die TeamSite-Funktionen und Apps genutzt werden. In einer Gruppe kann also die Ausstattung nach Wunsch mit den verschiedenen TeamSite Apps und neuerdings auch Flow und PowerApps erweitert werden. 
 
Wie schon genannt, bekommt die Gruppe eine TeamSite Publishing Landingpage die durch die Gruppe selbst anpassbar ist (z.B. durch Quicklinks).
 
Fazit: Eine Office Group kann in Zukunft mehr Funktionen abbilden. (bisher: Konversation, Notizbuch, Dokumente, Kalender)
 
Die noch offenen Fragen aus Sicht des Admins sind hier:
  • Wenn es eine separate Landingpage (wie auf den Screens gezeigt) geben wird, wohin wandert dann die Group-Konversation, die bisher diesen Platz eingenommen hat.
  • Wird die Group-Konversation weiterhin auf Mail basieren oder kommt hier evtl. ein Yammer Stream zum Einsatz?
  • Wenn ein User die TeamSite einer Gruppe über die SharePoint Suche findet, gelangt dieser dann direkt zur Group-Landingpage oder wird ihm auf anderem Weg klargemacht, dass dies der Contentbereich einer Gruppe ist.
  • Wird die Erstellung und Löschung einer Gruppe weiterhin dem Admin überlassen oder gibt es hier Möglichkeiten, die Governance des Unternehmens besser durchzusetzen?
 

Mehr Speicherplatz in der Sitecollection

Eine der wichtigen Fragen vor einem Migrationsprojekt entspannt sich durch das neue Speicherlimit etwas. Bei größeren Datenbeständen in Migrationsszenarien waren bisher die 1TB schnell ausgereizt und Zusatzkosten standen im Raum. Mit der angekündigten Anhebung auf 25TB pro Sitecollection ist jetzt mehr möglich. Dieser soll noch in diesem Monat (September 2016) weltweit zur Verfügung stehen.
 

Administrierbarkeit und Erweiterbarkeit

Genau für die bisher aufgekommenen Fragen aus der Sicht des Administrators kündigt Microsoft weitere Unterstützung an, ohne dabei Details oder Zeitpunkte zu nennen. Wir dürfen (besonders in der Admin-Rolle) gespannt sein, welche Möglichkeiten des „Group-Managements“ und der Anpassbarkeit es in Zukunft geben wird.
 

Was empfiehlt man jetzt seinen Kunden?

Die Nutzung anpassbarer variabel einzurichtender TeamSites oder das coole „Ready to use“ Feature der fertig eingerichteten Outlook Groups in neuem Look und mit vielen weiteren integrierten TeamSite-Funktionen?
 
Die Anwort ist wie so oft...ES KOMMT DARAUF AN!
 

...welche Art von Zusammenarbeit sie ermöglichen wollen.

Gruppen zielen hier eher auf die schnelle Herstellung einer Plattform für die Zusammenarbeit ab, die keinen großen strukturellen, organisatorischen oder prozessualen Vorgaben unterliegt. Gruppe anlegen, Mitglieder einladen, Inhalte hinzufügen….fertig. Der Fokus für die Inhalts- und Informationsnutzung liegt hier eher auf der kleinen Zielgruppe der Gruppenmitglieder. Hierarchien oder eine globale Struktur gibt es nicht…alle Groups haben initial separate Berechtigungen und liegen physisch auf der gleichen Ebene.
 
Mit TeamSites können Sie weitaus mehr Vorgaben machen und diese auch einhalten. Also dann eher das Mittel für eine sehr viel strukturiertere Zusammenarbeit.
 

… wieviel und welche Vorgaben Sie aus Sicht des Unternehmens durchsetzen wollen/müssen. Und welche weiteren Nutzungsszenarien des entstehenden Unternehmenswissens vorgesehen sind.

Mit verschiedenen, den Zielgruppen Ihres Unternehmens und einer dem Thema angepassten TeamSites, liefern Sie die von Ihrem Unternehmen gewünschte Vorstrukturierung und eine der spezifischen Aufgaben angepasste Arbeitsumgebung (Abteilung-HR, Abteilung-Marketing, Newsbereich, Projektteam,…). Dies gilt auch für das Datenmodell und die damit verbundene wertvolle Strukturierung Ihres Unternehmenswissens auf Basis ihrer Informationsarchitektur (z.B. Contenttypen und Metadaten) oder von Ihnen implementierte Prozesse. Wenn Sie dies gut umsetzen entsteht hier eine höhere Informationsqualität.
 
Auch sind Sie hier in der Lage, Hierarchien der TeamSites zu schaffen, Berechtigungsmodelle zu vererben und Vorgaben zu machen, in welchem Bereich z.B. Projektsites einer bestimmten Abteilung angelegt werden können, welche Gruppe ihrer Mitarbeiter dies tun darf und wer darauf Zugriff hat. Auch machen Sie sich hierbei Gedanken zu einer globalen Navigation ihrer Inhaltsbereiche, die sich bei Groups aktuell auf die Suche und die Liste im Outlook beschränkt.
 

…wieviel Inhaltsverantwortung für Ihr Unternehmenswissen Sie an Ihre Nutzer abgeben wollen.

Bisher ist der Ersteller einer Gruppe automatisch auch der Admin dieses Inhaltsbereiches und kann diesen beliebig erweitern und andere Nutzer einladen. Nicht so günstig für ihr evtl. gewünschtes Berechtigungsmodell…aber erstmal unkritisch.
 
Ein Risiko für den Verlust der für Ihr Unternehmen entstandenen Informationen besteht dann, wenn der Admin sich entscheidet, seine selbst erzeugten Gruppen wieder zu löschen! Mit dieser Aktion verschwinden auch alle Inhalte der Gruppe wieder aus dem Einflussbereich und dem Wissenskreislauf des Unternehmens und Sie haben keinen Zugriff mehr darauf. Wenn Groups also relevantes Unternehmenswissen beherbergen sollen, muss in diesem Punkt unbedingt von Microsoft nachgebessert werden.
 

Fazit

Es bleibt eine Abwägungsaufgabe zwischen den Anforderungen an die Nutzungsszenarien, dem Lifecycle der Informationen und Inhaltsbereiche sowie dem Implementierungsaufwand angepasster Lösungen, die man vorab nicht allgemein beantworten kann.
 
Auf jeden Fall bleibt es spannend zu beobachten, wie sich TeamSites und Groups in den nächsten Schritten weiterentwickeln und ob es weitere Gemeinsamkeiten oder Differenzierungen geben wird.
 
Sobald die angekündigten Updates nutzbar sind, werden wir diese unter den genannten Gesichtspunkten testen und uns mit einem Update zurückmelden.
 
 
 

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