Intelligentes Telefonbuch im Businessumfeld

28. September 2016
Meeting um 10.00 Uhr. 26 Personen sind anwesend. Diplomingenieur Herr „Müller“ erzählt über technische Probleme einer CNC-Maschine. Um 11:00 Uhr endet das Meeting. Am späten Nachmittag bekommen Sie die Aufgabe eine dringend notwendige Dokumentation an diesen Herrn "Müller“ sofort per E-Mail zu senden. Diese Person war Ihnen bisher unbekannt und Sie kennen den Vornamen nicht. Was machen Sie?
 
 
a) Sie versuchen andere Mitarbeiter zu kontaktieren, die Herr Müller kennen könnten, um die E-Mail-Adresse heraus zu finden.
 
b) Sie benutzen ein Firmentelefonbuch, das aus Eingabefeldern für die Suche besteht, und bekommen mehrere „Müller“ alphabetisch geordnet nach den Vornamen zurück. Diese wiederum versuchen Sie einzugrenzen, indem Sie in anderen Systemen nach zusätzlichen Informationen über diese Personen recherchieren.
 
c) Sie benutzen ein intelligentes Telefonbuch, das sich individuell an Ihrer Person anpasst und automatische Vorschläge von Personen Ihres aktuellen Arbeitsumfeldes generiert. Aktuelle Kontaktdaten von Personen Ihrer letzten Meetings werden angezeigt. Die E-Mail-Adresse des „richtigen“ Herr Müller finden Sie problemlos.
 
Falls die Antworten a) oder b) zutreffen, verlieren Sie vermutlich Zeit für andere wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie sich jedoch für c) entscheiden würden, kann ich Sie nur beglückwünschen. Sie sparen jeden Tag wertvolle Zeit.
 
Das gezeigte Beispiel ist nur ein Use Case, wie ein intelligentes Telefonbuch eingesetzt werden kann. Es hat jedoch das Potential bei vielen unterschiedlichen Alltagssituationen an der Arbeit zu unterstützen. 

Was ist ein intelligentes Telefonbuch?

In einem Unternehmen existiert meist ein riesiges Wissensnetzwerk, das auch genutzt werden sollte. Oft sind wertvolle Informationen wie die Fähigkeiten und Interessen eines Mitarbeiters, die Teilnahme an bestimmten Meetings, die E-Mails an bestimmten Personen, die Teamzusammensetzungen, die aktuellen Projekte eines Mitarbeiters und Vieles mehr bereits irgendwo im Intranet, oder auf separaten Servern vorhanden.
 
Ein intelligentes Telefonbuch kann diese Daten verarbeiten und für jeden Mitarbeiter individuell zuschneiden, so dass völlig neue Use Cases entstehen. Beispielsweise: ich suche eine Person von meinem letzten Meeting. Auf Basis des dicht vernetzten Wissens in einem Unternehmen kann auch ein Expert-Finder entwickelt werden, den ein intelligentes Telefonbuch ebenfalls beinhaltet, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Zum Beispiel: ich suche einen CAD-Experten in meiner Nähe. Ergebnisse dieser Suche liefern Empfehlungen von Personen für mich, die auf meine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Existiert bereits ein CAD-Experte in meinem unmittelbaren Umfeld, ist das Telefonbuch intelligent genug um diesen zu identifizieren und als erstes vorzuschlagen.
 
Fazit: das intelligente Telefonbuch ist für jeden Anwender individuell zugeschnitten
 

Wie funktioniert ein intelligentes Telefonbuch?

 
Das Stichwort heißt „Graph“.
 
Dieser besteht immer aus eine Anzahl von Knoten, die mit Kanten verbunden sind.
 
Sogenannte Graph-Datenbanken wie zum Beispiel „Neo4j“ sind optimal geeignet, um dicht vernetzte Daten zu speichern.
 
Sicherlich haben Sie sich auch schon mal gefragt, wie in sozialen Plattformen (z.B. Facebook) die Freunde eines Freundes oder personalisierte Werbung, als Empfehlung angezeigt werden können. Die gesamte Intelligenz steckt auch hier in einem Graphen. Im Folgenden wird das Vorgehen erklärt, wie man potentielle Freunde vorschlagen könnte:
 
 
Vorgehensweise: 
  • Erkennung des aktuellen Users (Thomas Hensel) 
  • Erkennung der Freunde (Max Mustermann)
  • Auswahl der Freunde von Max Mustermann (Erika Mustermann, Max Müller)
 
Ausgabe der Empfehlung:
  • Erika Mustermann
  • Max Müller
 
 
Auch Microsoft ist das Potential von vernetzten Daten bewusst. Man verwendet den Office-Graphen um empfehlenswerte Dokumente im SharePoint über die Oberfläche „Delve“ vorzuschlagen, die Aufgrund von Zusammenarbeit mit Kollegen berechnet werden.
 
Nun kann auch das Wissensnetzwerk in einem Unternehmen in einem Graphen abgebildet werden, um Adressdaten von Personen intelligent anzeigen zu können. Ein mögliches Datenschema könnte wie folgt aussehen:
 
 
Ich hoffe Sie können sich mit dem Datenschema identifizieren und können zu mindestens einige Strukturen wiedererkennen, die auch in Ihrem Unternehmen vorzufinden sind.
 
Wie kann man nun den besagten Herrn „Müller“, von dem Beispiel zu Beginn, mithilfe des Graphs finden?
 
Hierfür ist eine Abbildung von einem Teil des Graphs hilfreich:
 
 
Vorgehensweise: 
  • Erkennung des aktuellen Users (Thomas Hensel)
  • Auswahl des letzten Meetings „Besprechung“
  • Erkennung der Personen im Meeting (Max Mustermann, Erika Mustermann, Max Müller)
  • Filterung der Personen nach Nachname „Müller“
  • Filterung der Personen nach Skill „Reparation CNC-Maschine“
 
Ausgabe: 
1. Person: Max Müller 
 
Gibt es zum Beispiel mehrere „Müller“ im Meeting, die die Fähigkeit besitzen eine CNC-Maschine zu reparieren, können die Vorschläge auch zum Beispiel nach einem kollaborativen Ansatz sortiert und empfohlen werden. Es wird davon ausgegangen, dass man häufiger die Kontaktdaten von ähnlichen Personen benötigt. Wichtige Personen, wie Vorgesetzte, stehen jedoch sehr weit oben in der Ergebnisliste.
 
Eine wichtige Frage ist jedoch noch offen:
Kann ich ein intelligentes Telefonbuch trotzdem nutzen, wenn wichtige Daten wie „Meetings“ im Unternehmen nicht erfasst werden?
Antwort: JA
 
Aber natürlich können dann nicht alle Funktionen verwendet werden. Die Personen eines Meetings anzeigen zu lassen, ist wie gesagt nur ein Use Case.
 
Das oben gezeigte Datenschema eines Graphs im Unternehmen muss individuell abgestimmt werden. Hierbei gibt es Firmen, die viel komplexere Strukturen aufweisen, oder auch eine schwächere Vernetzung handhaben.
 
Der große Vorteil von einer Graphdatenbank ist, dass das Datenschema sehr leicht angepasst werden kann. Das heißt, wenn Daten von Meetings in Zukunft gesammelt werden, kann der Graph sehr leicht erweitert werden, um die eine zusätzliche Funktion bereit zu stellen.
 
Lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf und passen Sie das Datenschema so an, um Use Cases zu entwickeln, die genau auf Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind.
 
Wie wäre es zum Bespiel mit einem Jobfinder innerhalb des Unternehmens?
 
Hierfür sind notwendig:
  • Jobs
  • Skills von Mitarbeitern
  • Notwendige Skills von Jobs
 
Oder einem intelligenten Geburtstags-Reminder, der Geburtstage innerhalb des Arbeitsumfeldes anzeigt?
 
Oder einer Expertensuche, die eine intelligente Auswahl trifft und Kontaktdaten für Ihr aktuelles Problem bereitstellt?
 
Hier können noch sehr viele weitere Use Cases erwähnt werden. Ich bin mir jedoch sicher Ihnen fallen einige Funktionen ein, die in Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten würden.
 
Wir als B-S-S können Ihnen helfen ein intelligentes Telefonbuch zu entwickeln, das auf vernetztes Wissen beruht. Hierfür bieten wir an mit Ihnen gemeinsam ein Datenschema zu entwerfen, das genau auf Ihre Bedürfnisse und gewünschten Use Cases zugeschnitten ist. Auf dessen Basis können wir Sie bei der Installation und Administration einer Graphdatenbank assistieren. Weiterhin unterschützen wir Sie bei der Entwicklung von zahlreichen Konnektoren, die notwendig sind, um Informationen aus verschiedenen Quellsystemen bereitzustellen. Mit unserem Produkt apphero kann das Telefonbuch nahtlos in fast allen Web-Anwendungen (CMS, CRM, ERP, etc.) integriert werden und bei Bedarf als App oder Widget bereitgestellt werden. Unsere Experten können ein intelligentes Telefonbuch im modernen Design entwickeln, das gleichzeitig Ihren funktionalen Anforderungen entspricht. 
 
Wir freuen uns auf eine graphtastische Herausforderung!
 

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